Een schaduwmanager bij elke interim-opdracht

play_arrow13 februari 2019 play_arrowBlog, Interim-management

Aan elke interim-opdracht en interim-manager koppelen wij een schaduwmanager. Een schaduwmanager is een senior adviseur of associé van BeteoR met ruime bestuurlijke en/of leidinggevende ervaring in het onderwijs.

Hoe we bepalen wie bij een opdracht of interimmer past

Naast een rijke bestuurlijke en/of leidinggevende ervaring heeft elke schaduwmanager zijn of haar eigen specialisme. Op basis van de expertise van de schaduwmanager, koppelen we hem of haar aan een interimmer en een opdracht. Die expertise kan bijvoorbeeld liggen op het gebied van good governance, inrichting van de bestuurlijke topstructuur, financiën en bedrijfsvoering of strategiebepaling.

De tweeledige rol van de schaduwmanager

Enerzijds is de schaduwmanager namens BeteoR sparringpartner en contactpersoon voor de interim-manager tijdens het uitvoeren van de opdracht. Bijvoorbeeld wanneer de interim-manager behoefte heeft om te sparren met iemand van buiten de organisatie. Hij of zij denkt met de interimmer mee en vervult de rol van klankbord. De schaduwmanager brengt nieuwe inzichten en biedt ondersteuning waar nodig.

Anderzijds is de schaduwmanager tijdens de uitvoering van de opdracht de contactpersoon namens BeteoR richting de opdrachtgever.

24/7 bereikbaar

De schaduwmanager is 24/7 bereikbaar voor de interimmer. Zij proberen elkaar maandelijks te ontmoeten/spreken om de stand van zaken bij de uitvoering van de opdracht te bespreken. Hoe verloopt de opdracht tot nu? Hoe gaat het met de interimmer zelf? Komt de opdracht nog overeen met de vooraf geformuleerde opdracht? Die vragen komen tijdens de gesprekken tussen de interimmer en de schaduwmanager steeds weer aan bod.

Het kan voor komen dat na de start van een interim-manager blijkt dat de feitelijke opdracht op bepaalde punten afwijkt van de vooraf afgestemde opdracht. Als dat het geval is, moet de opdracht bijgesteld worden. Het bijstellen van een opdracht gaat in overeenstemming met alle stakeholders: de interimmer, de opdrachtgever en de schaduwmanager namens BeteoR. Aan het eind van de opdracht komen alle stakeholders opnieuw samen om het proces met elkaar te evalueren. Zijn de interimmer en de opdrachtgever tevreden?

Interimmers aan het woord

Om een beeld te krijgen van het perspectief van ‘de interimmer’ op de schaduwmanager hebben we met vijf interimmers die voor BeteoR actief zijn gesproken: Bert Otten, Marjan van Raalten, Richard Troost, Jan Kiewiet en Angèle van der Star.

In de gesprekken met deze interimmers komen een aantal zaken duidelijk overeen. De rol van de schaduwmanager is hoofdzakelijk die van sparringpartner, klankbord en ‘critical friend’. Iemand die de frisse blik biedt die een interimmer soms nodig kan hebben. De schaduwmanager moet daarbij de ruimte krijgen en nemen om (gevraagd en ongevraagd) feedback en advies te geven.

“Een schaduwmanager is er voor ondersteuning op inhoud en proces. ”

Om de rol van schaduwmanager goed te kunnen vervullen is het van groot belang dat hij of zij allereerst vertrouwen oproept bij de interimmer zelf. Dat kan de schaduwmanager bijvoorbeeld bereiken door de juiste vragen op de juiste momenten te stellen of het gesprek te faciliteren met de opdrachtgever wanneer daar behoefte aan is vanuit de interimmer. En juist die behoefte van de interimmer kan per opdracht, per persoon en per opdrachtgever erg verschillen.

“Interimmer zijn kan een eenzame baan zijn. Het is daarom zeer plezierig om iemand achter de hand te hebben.”

Waar de één het fijn vindt om te weten dat er een organisatie als BeteoR achter je staat in de uitvoering van de opdracht, heeft de schaduwmanager voor de ander minder betekenis. En op welk gebied die behoefte van de interim-manager dan ligt, kan ook zeer verschillend zijn. De één heeft behoefte aan ondersteuning op persoonlijk vlak, terwijl de ander veel meer behoefte heeft aan ondersteuning op inhoudelijk vlak bij de uitvoering van de opdracht. Met name bij zware opdrachten is de meerwaarde van een schaduwmanager groot.

“Met name bij zware opdrachten is de meerwaarde van de schaduwmanager groot.“

Niet alleen de interim-manager zelf, maar ook de organisatie waar hij of zij de opdracht uitvoert kan profiteren van de aanwezigheid van de schaduwmanager. Zo vertelt één van de interimmers: ‘het geeft mijn team een vertrouwd gevoel dat ik niet alleen bij hen mee kijk, maar dat er ook iemand bij mij mee kijkt. Dat is een mooie bijkomstigheid van de aanwezigheid van de schaduwmanager en draagt bij aan de professionele cultuur op school‘.

De visie van de schaduwmanagers: Rick Steur en Kees Hoefnagel

Iedere schaduwmanager richt het schaduwproces op een andere manier in, passend bij de eigen stijl en passend bij de stijl en behoeften van de interim-manager. Gedurende een interim-opdracht betekent dit dat de vormen van contact kunnen verschillen, maar ook de invulling van de contactmomenten.

Leidend in iedere vorm van contact is wel altijd de opdracht. De ene keer betekent dat dat de interimmer behoefte heeft aan een coachgesprek. De volgende keer bespreekt de interimmer graag een probleem waar hij of zij in de uitvoering van de opdracht tegenaan loopt en weer een volgende keer vraagt hij de schaduwmanager om stukken door te lezen en daar feedback op te geven.

Twee voorbeelden waarbij de schaduwmanager een sleutelrol kan spelen

Het kan voorkomen dat gedurende een opdracht blijkt dat de structuur van de organisatie herzien moet worden. De schaduwmanager kan dan bij de werkgroep die daarover gaat beslissen als ‘critical friend’ aansluiten. Omdat de schaduwmanager op afstand staat laat hij of zij zich niet beïnvloeden door interne factoren. In zo’n situatie kan het dus zijn dat de schaduwmanager tijdelijk ‘uit de schaduw stapt’ en echt een sleutelrol in de uitvoering van de interim-opdracht speelt.

Nog een situatie waarbij een schaduwmanager een sleutelrol kan spelen, is in de communicatie tussen opdrachtgever en de interimmer. Bijvoorbeeld wanneer er een interim-manager door een zeer ambitieuze schoolleider met een ontzettend drukke agenda wordt ingevlogen. De schoolleider heeft hoge verwachtingen van de interim-manager, maar is gedurende de opdracht onbereikbaar voor de interimmer. De interim-manager wordt hierdoor zeer beperkt in de uitvoering van zijn opdracht. De schaduwmanager kan hier een sleutelrol op zich nemen door de schoolleider hierop aan te spreken. Lastige dingen zeggen is immers makkelijker voor iemand die op afstand van de situatie staat.

Wil jij als interimmer aan de slag namens BeteoR of ben je op zoek naar een interimmer voor jouw organisatie?

Lees dan hier verder over wat wij voor je kunnen betekenen of neem direct contact op.