Organisatieontwikkeling in de zorg? Geef teamleiders óók ruimte om te ontwikkelen!
Met rollenspellen teamleiders klaarstomen voor uitdagingen in de zorg
Veel zorgorganisaties staan voor stevige uitdagingen. Aan de slag gaan met het ontwikkelen van de organisatie is bijna onontkoombaar. Daarbij spelen teamleiders een cruciale rol. Om ervoor te zorgen dat zij krachtig in hun schoenen staan en de juiste handvatten hebben om de verandering mee te begeleiden, zijn er speciale development centers. In deze blog lees je hoe een effectief ontwikkelprogramma eruitziet voor teamleiders in de zorg én wat het oplevert.
Bij organisatieontwikkelingen in de zorg is één onderdeel ontzettend belangrijk volgens Ernie Baelde, ervaren organisatieadviseur- en opleidingsdeskundige: “Als je medewerkers geen ruimte geeft voor persoonlijke ontwikkeling passend bij de organisatieontwikkeling, dan maak je onvoldoende gebruik van talenten én ontneem je mensen en de organisatie de kans om te groeien.”
“Hoe kun je als teamleider medewerkers meer eigenaarschap geven?
Dat is een belangrijk thema in de zorg.”
– Ernie Baelde – organisatieadviseur en opleidingsdeskundige –
Flink personeelstekort
Een organisatie effectief ontwikkelen, kan alleen als je medewerkers hierin meeneemt. Vooral teamleiders hebben een belangrijke rol. Nu meer dan ooit. “Veel zorgorganisaties kampen met personeelstekorten. Dat betekent dat je medewerkers moet blijven boeien, maar ook dat je bepaalde dingen anders moet organiseren dan je gewend bent. Met een development programma kun je teamleiders daarbij helpen”, aldus Ernie.
Meer ruimte en eigenaarschap
De meest impactvolle taak voor leidinggevenden? Medewerkers meer ruimte geven binnen kaders. Dit is een belangrijk thema in de zorg: hoe kun je medewerkers meer eigenaarschap geven zonder het gevoel te hebben dat je ze laat vallen? “Vooral in de verpleeghuiszorg zijn teamleiders gewend om heel dicht bij medewerkers te staan. Maar doordat er te weinig handjes zijn, wil je hen juist meer eigenaarschap geven. Zo kun je dingen anders organiseren én vinden mensen het werk leuker. Dat betekent de leidinggevende rol herijken, in alle lagen van de organisatie.”
Development Center voor de zorg
In een development center gaat het dus om de persoonlijke ontwikkeling van teamleiders, meestal gekoppeld aan organisatieontwikkeling. Ernie: “Stel je voor, een zorgorganisatie wil op een andere manier gaan werken. Dan verwacht je andere dingen van leidinggevenden. Een development center helpt om de aandacht daarop te richten. Teamleiders ervaren op welke punten ze er al zijn en waarin ze nog kunnen groeien.”
Rollenspellen en coaching
De meeste ontwikkelprogramma’s bestaan uit één of twee dagen. Hier ontdekken deelnemers hun sterke punten, blinde vlekken en wat ze nog willen ontwikkelen. “We zetten trainingsacteurs en rollenspellen in. Daarop krijg je feedback van een andere deelnemer. Ook kun je zelf de video-opnames terugkijken samen met een coach. Dit is soms confronterend maar enorm verhelderend”, vertelt Ernie.
Vol programma
Daarbij is één rollenspel niet voldoende. Ernie ziet het liefst een vol programma. “Meestal zijn er drie rollenspel die je als deelnemer zelf doet en één rollenspel waarbij je waarneemt en feedback geeft. Je kunt ook kiezen voor een groepsvariant waarin je samen gaat oefenen.”
Cruciale elementen
Om dit programma effectief in te zetten, zijn een paar elementen cruciaal. Ernie licht ze voor ons toe.
- Veiligheid
“Een veilige setting is de allerbelangrijkste randvoorwaarde. Pas als deelnemers zich veilig voelen, kunnen ze zich openstellen en leren. We maken groepen daarom niet te groot, maximaal 12 tot 16 personen. Het is geen beoordeling, maar puur een ontwikkeltool. Ook vinden we het belangrijk dat de observeerder van een rollenspel geen leidinggevende van die persoon is.
- Voorbereiding
“Het ontwikkelen van goede rollenspellen is niet iets wat je zomaar even doet. Daar zit heel veel tijd en denkwerk in. Hier gaan gesprekken met de organisatie aan vooraf. We halen op wat de onderwerpen zijn die spelen, de strategie, en wat dat betekent voor de benodigde competenties. Daar koppelen we vervolgens gedragselementen aan. Waarop willen we deelnemers uitdagen? Deze zorgvuldige voorbereiding is vaak niet zichtbaar maar essentieel.”
- Alle rust
“Het is belangrijk dat teamleiders ongestoord kunnen deelnemen en even ‘los’ zijn van de organisatie. Daarom kiezen we altijd voor een externe locatie. We zorgen voor voldoende rust in het programma zodat er tijd is voor reflectie en om te sparren. Bijvoorbeeld als je je rollenspel hebt teruggekeken.”
- Goede coaching
“Bij deze sessies heb je een aantal experts nodig die weten wat coachen is. Die zien wanneer mensen even hulp nodig hebben om de feedback om te vormen tot een ontwikkeldoel. Goede coaches zijn daarom onmisbaar tijdens dit soort ontwikkeldagen.”
Maatwerk
Bij de inhoud van rollenspellen is het belangrijk dat je kiest voor niet ál te herkenbare situaties. Ernie legt uit waarom: “Als de situatie van het rollenspel regelmatig voorkomt in jouw organisatie, dan gaat het al snel over de inhoud in plaats van over het gedrag. De inhoud moet niet leidend zijn, het gedrag wel. Natuurlijk mogen het wel aanpalende situaties zijn. Voor de verpleeghuiszorg kiezen we bijvoorbeeld een ziekenhuissituatie.”
“Het leerproces van deelnemers begint al op de dag zelf,
als ze de feedback op een rollenspel hebben ontvangen.”
– Ernie Baelde – organisatieadviseur en opleidingsdeskundige –
Positieve effecten
De ervaringen van deelnemers zijn meestal heel positief. Wat Ernie opvalt, is het effect van de rollenspellen. “Wat ik altijd heel erg mooi vind, is dat mensen in het begin zeggen ‘zo’n rollenspel, hoe echt kan dat nou zijn?’ Als ze terugkomen is de reactie ‘het was zo reëel, ik was echt in die situatie’. Dat maakt dat ze de feedback ook serieus nemen. Met goede follow-up en begeleiding kunnen ze stappen zetten om te ontwikkelen”, vertelt Ernie.
Leerproces begint meteen
Dat leren begint al meteen op dezelfde dag. Ernie: “Wat we vaak zien, is dat deelnemers na het eerste rollenspel al iets doen met die feedback in het tweede rollenspel. Mensen worden geraakt en nemen dat mee. Dus het leren begint al op de dag zelf. Maar natuurlijk bedden we dit het liefst in in een uitgebreider programma. Zo maken deelnemers op de tweede dag dikwijls een ontwikkelplan en kunnen ze nog eens oefenen met gedrag waarin ze zichzelf willen ontwikkelen om te zien dat het echt kan.
Tips voor in de zorg
Of Ernie nog tips heeft voor zorgorganisaties of leidinggevenden? Jazeker! “Mijn advies is om zelf regelmatig feedback op te halen bij collega’s. Vraag eens ‘wat valt jou op in mijn manier van leidinggeven?’ Noteer de antwoorden voor jezelf zonder daar meteen een oordeel over te hebben en kijk of je een rode draad kunt ontdekken.
Aan organisaties wil ik meegeven: zorg voor een heldere strategie als je aan de slag wilt met organisatieontwikkeling. Maak een hele goede én eerlijke gap-analyse. Kijk of de stappen reëel zijn en neem vooral ook de tijd voor ontwikkeling. Dit soort dingen vergen gewoon tijd. Gun dat jezelf, jouw medewerkers en de organisatie”, sluit Ernie af.
Over Beteor
Beteor organiseert development centers voor persoonlijke ontwikkeltrajecten. Vaak is dit een onderdeel van een groter geheel. De ervaren specialisten van Beteor kunnen ook breder begeleiding bieden in organisatieontwikkeling.