Duurzame samenwerking realiseren: veel meer dan een formeel juridisch contract
En, hoe zorg je dat fusies in het onderwijs slagen?
Voor veel scholen en besturen is het een lastige realiteit: de krimpende leerlingenaantallen, het lerarentekort en de noodzaak om breed en kwalitatief onderwijs te blijven bieden. Duurzame samenwerking kan een oplossing zijn om het onderwijs in de regio of stad te behouden. Maar, brengt ook enorme uitdagingen met zich mee.
Meestal omdat de betrokken scholen eenzijdig focussen op de formele kant: de fusie[1]. Dit proces zorgt vaak voor grote druk en onzekerheid binnen organisaties, van bestuurders tot onderwijsteams. Hoe zorg je ervoor dat je je doel echt bereikt en dat een fusie niet alleen administratief wordt afgewikkeld, maar ook daadwerkelijk leidt tot duurzame samenwerking die het onderwijs versterkt? In deze blog deel ik onmisbare elementen voor een succesvolle duurzame samenwerking.
Fusie: formeel juridisch proces of meer?
Als we het hebben over fusies in het onderwijs, denken veel mensen meteen aan juridische en administratieve rompslomp. Het klopt: fusies brengen een hoop papierwerk met zich mee. Je moet zorgen dat alle stakeholders overtuigd raken van zowel de noodzaak als alle kansen. En sommige stakeholders moeten formeel akkoord zijn. Denk aan gemeentes en instanties zoals DUO, maar ook de RvT en de (G)MR. Besturen richten zich vaak als eerste op deze stappen, omdat dit ook de officiële ijkpunten in zo’n proces zijn. Natuurlijk zijn ze belangrijk, maar de échte uitdaging van een duurzame samenwerking gaat veel verder dan dit.
Cultuurverandering
De formele kant van een fusie is namelijk slechts het topje van de ijsberg. Het zijn de zichtbare zaken die geregeld moeten worden, maar onder het oppervlak speelt er veel meer. Een fusie is een proces van cultuurverandering, waarin niet alleen de organisaties, maar vooral de mensen samen moeten komen. Pas als medewerkers de duurzame samenwerking willen, gaat er daadwerkelijk iets veranderen in het dagelijkse onderwijs.
Als je dat deel negeert, wordt een fusie al snel een administratieve exercitie. Waarbij de formele handtekeningen zijn gezet, maar de integratie tussen de scholen op de werkvloer niet van de grond komt. Wat overblijft is een jarenlang proces van duwen en trekken om de weerstand in de betrokken organisaties af te laten nemen.
Geen duurzame samenwerking
Dit is precies waar veel fusies misgaan. De focus ligt zo sterk op de formele kant, dat men vergeet waarom de samenwerking oorspronkelijk werd overwogen: om beter onderwijs te bieden, een goede dekking te hebben in de regio, personeelstekorten op te vangen, concurrentie te elimineren, etc. Als de mensen binnen de samenwerking niet inzien dat ze samen sterker staan op deze vraagstukken, blijven oude patronen bestaan. Scholen mogen dan formeel gefuseerd zijn, maar zonder echte samenwerking blijft de winst voor leerlingen en docenten uit. Hieronder zoom ik hier verder op in.
Waarom mislukken fusies vaak?
Veel fusies falen uiteindelijk omdat de beoogde duurzame samenwerking niet (of te weinig) wordt gerealiseerd. De organisaties zijn weliswaar gefuseerd, maar raken niet geïntegreerd. Onderzoek wijst uit dat 70-80% van fusies in alle sectoren stranden. In het onderwijs zie je dit ook gebeuren. In de jaren na de formele fusie kun je de stippellijnen van de oude organisaties nog steeds waarnemen in de werkwijzen en de cultuur. Een fusie kan de formele kant geregeld hebben, maar een échte duurzame samenwerking komt pas van de grond als 1+1, 3 wordt.
Details zorgen voor spanningen
De grootste valkuil? Die ligt vaak in de concrete uitwerking ervan. Zodra fusiegesprekken zich richten op praktische zaken – zoals welke systemen gebruikt gaan worden, welke onderwijsmethode het beste is of wie de nieuwe leidinggevende wordt – ontstaan er spanningen. Wat ooit begon met een visie op betere samenwerking voor beter onderwijs, verandert al snel in een strijd om behoud van invloed en controle. Het effect? Dat het proces stokt en een duurzame samenwerking uiteindelijk mislukt.
Het gevaar van haast
Een van de grootste fouten die gemaakt wordt bij fusies is de drang om zo snel mogelijk door de formele stappen heen te gaan. Er wordt gedacht: als de handtekeningen eenmaal gezet zijn, dan komt de rest vanzelf wel. Maar niets is minder waar. Een te snelle afronding van het formele proces zorgt er vaak voor dat er onvoldoende tijd is om draagvlak en vertrouwen op te bouwen.
Zonder een sterke basis van vertrouwen en een gedeelde visie zal de fusie na de formele afronding al snel stuiten op interne problemen. De medewerkers kunnen zich vervreemd voelen van het proces, wat leidt tot een gebrek aan betrokkenheid en uiteindelijk een gebrek aan succes. Het is dus cruciaal om de tijd te nemen voor het proces en ervoor te zorgen dat iedereen – van bestuurders tot docenten – zich gehoord en betrokken voelt.
Psychologie achter fusies
Onderwijsteams en vakgroepen zijn vaak geneigd om vast te houden aan hun eigen systemen en werkwijzen, omdat ze daar al jaren succes mee hebben geboekt. Vanuit hun perspectief zijn hun methodes immers effectief gebleken, dus waarom zouden ze die zomaar opgeven?
Vanuit de psychologie weten we dat die houding begrijpelijk is. Als mensen de noodzaak of de voordelen van een fusie (lees: duurzame samenwerking) niet zelf ervaren, ontstaat er weerstand. Niet omdat ze tegen vernieuwing of verbetering zijn, maar omdat ze over de jaren heen een werkwijze hebben ontwikkeld die zich bewezen heeft en werkt. Als die mensen gedwongen worden die werkwijze aan te passen, zal er verzet komen omdat ze veel risico’s voor de kwaliteit van het onderwijs zien in de beoogde nieuwe situatie.
Uit de praktijk
Mensen houden erg van veranderen, maar niet van veranderd worden! Weerstand is in het perspectief van medewerkers juist in het belang van leerlingen. Ik heb al vele bijeenkomsten mogen begeleiden waarin dit het belangrijkste thema is. De bestuurders praten over de nieuwe situatie en proberen te overtuigen, de medewerkers focussen op de risico’s van de nieuwe situatie voor het onderwijs en proberen de bestuurder te weerhouden van een in hun ogen potentiële slechte of ondoordachte beslissing. Het is allemaal een kwestie van perspectief.
Bestuurders noemen dit snel weerstand tegen verandering, maar onderschatten dat medewerkers (middenkader, staf én docenten) juist proberen vanuit hun kennis en ervaring goed onderwijs in stand te houden. Deze verschillende perspectieven blijven natuurlijk ook hardnekkig in stand door een onderstroom van eigenbelang. Denk aan het feit dat soms de huidige baan op de tocht staat, geen zin hebben in al die extra investeringen in tijd en moeite en de wens tot behoud van de moeizaam verkregen huidige invloed en positie.
Daarnaast speelt soms ook mee dat de beoogde fusiepartner jarenlang de belangrijkste concurrent is geweest of een totaal andere identiteit heeft waar mensen zich niet mee kunnen of willen vereenzelvigen. Allemaal factoren die het uiteindelijke doel ‘in stand houden en soms zelfs verbeteren van het onderwijs aan leerlingen’ in de weg zitten.
Van weerstand naar samenwerking
Deze factoren staan een succesvolle, duurzame samenwerking in de weg. Een fusie is bedoeld om samen sterker te worden, om het beste van beide organisaties te combineren en zo iets nieuws, iets beters te creëren. Maar dat kan alleen als beide partijen bereid zijn hun verworvenheden los te laten en samen een nieuwe weg in te slaan. Anders ontstaat er een situatie waarin iedereen zijn eigen eiland verdedigt, wat leidt tot weerstand in plaats van samenwerking.
Menselijk veranderproces
Eén ding wordt dus vaak vergeten; dat fusies niet alleen zakelijke transacties zijn, maar vooral een menselijk veranderproces . En logischerwijs speelt de menselijke natuur daarin een cruciale rol. Wanneer je met fusieonderhandelingen bezig bent, merk je al snel dat mensen geneigd zijn hun eigen oplossingen te verdedigen. Niet omdat ze per se hun eigen macht willen behouden, maar omdat ze oprecht geloven dat hun manier van werken de beste is. Ze hebben immers jaren aan die methodes gewerkt en positieve resultaten behaald.
Van concurrent naar collega
Zoals aangegeven, is de beoogde samenwerkingspartner vaak al jaren de “concurrent”. De andere school of stichting die het anders deed en waarmee je elk jaar weer in concurrentie was om nieuwe leerlingen aan te trekken. Dit heeft voor mensen verstrekkende gevolgen in hun beeldvorming. Verschillen zijn in de loop der jaren uitvergroot. Zeker als er geloofsovertuigingen in het spel zijn, wordt beeldvorming in “wij-zij” termen versterkt.
Verschil bestuur en medewerker
Besturen en Raden van Toezicht kunnen nog van enige afstand kijken naar de harde realiteit van teruglopende leerlingenaantallen en wellicht ook nog een toenemend lerarentekort. Vanuit de bestuurlijke verantwoordelijkheid kan je dan wellicht snel concluderen dat een duurzame samenwerking bittere noodzaak is voor het in stand houden van een breed onderwijsaanbod in de regio. Voor de gemiddelde medewerker kunnen de jarenlang opgebouwde verschillen echt in de weg zitten. Met alle vormen van weerstand tot gevolg.
Geen verlies maar winst
Maar juist in die weerstand zit de sleutel tot succes. Als je begrijpt waar de terughoudendheid vandaan komt en daar ruimte voor geeft, ontstaat er een dialoog. Dan kunnen betrokkenen stilstaan bij wat ze waardevol vinden, maar ook openstaan voor de voordelen van de samenwerking. Het gaat erom dat mensen het grotere plaatje gaan zien: dat een fusie niet gaat over verlies, maar over het gezamenlijk opbouwen van iets dat beter is dan het individuele.
4x succesfactoren voor een geslaagde, duurzame samenwerking
Dus, hoe zorg je ervoor dat een fusie wel slaagt? De kern ligt in het overtuigen van alle betrokkenen dat de samenwerking noodzakelijk is voor het voortbestaan en de verbetering van het onderwijs. Dit klinkt simpel, maar het vraagt om een stevige investering in communicatie en dialoog. Alleen als mensen overtuigd zijn van de noodzaak van verandering, staan ze open voor de kansen die een fusie biedt en zal de duurzame samenwerking gerealiseerd worden.
Overtuig op alle niveaus
En dat overtuigen moet gebeuren op alle niveaus. Het bestuur kan het fusieproces initiëren, maar een succesvolle, duurzame samenwerking vraagt betrokkenheid van iedereen binnen de organisatie, van de directie tot de onderwijsteams. Het is essentieel dat alle lagen van de organisatie zien dat een fusie niet alleen een noodzaak is, maar ook nieuwe mogelijkheden biedt. Denk aan betere samenwerking, efficiëntere processen en meer flexibiliteit in de manier waarop onderwijs wordt aangeboden.
Focus op menselijke kant
Daarnaast is het belangrijk om de focus te verleggen van de formele stappen naar de menselijke kant van de fusie. Het afhandelen van juridische en administratieve zaken is belangrijk, maar het echte succes van een fusie hangt af van de bereidheid van mensen om samen te werken en naar een gedeeld doel toe te werken. Dit betekent dat er tijd en ruimte moet worden gemaakt voor gesprekken, brainstormsessies en het opbouwen van vertrouwen.
Geef mensen over en weer de kans om “de ander” te leren kennen en met eigen ogen te zien dat zij ook met kennis, expertise en de beste bedoelingen de samenwerking willen laten slagen.
Investeer in vertrouwen
Vertrouwen is de sleutel tot een geslaagde fusie. Neem daarom de tijd om alle betrokkenen bij elkaar te brengen en open gesprekken te voeren. Dit geldt niet alleen voor het management, maar juist ook voor de onderwijsteams. De docenten en medewerkers op de werkvloer zijn degenen die uiteindelijk de samenwerking in de praktijk moeten laten slagen. Zonder hun betrokkenheid is een fusie gedoemd te mislukken.
Stimuleer gesprekken
Organiseer bijeenkomsten waar mensen hun zorgen en vragen kunnen uiten. Stimuleer open discussies over de sterke kanten van beide organisaties en laat medewerkers brainstormen over hoe ze die krachten kunnen bundelen. Door samen te zoeken naar oplossingen, ontstaat er een gevoel van eigenaarschap en betrokkenheid. En dat is precies wat nodig is om van een fusie een succes te maken.
De expertise van Beteor
Wil jij een fusie echt laten slagen? Geloof jij net als wij in de kracht van een gezamenlijke visie? Neem dan contact op met Beteor. Wij helpen je om het proces soepel te laten verlopen en duurzame samenwerkingen op te bouwen die écht het verschil maken voor het onderwijs.
De wereld om ons heen verandert razendsnel. Maar wat betekenen deze ontwikkelingen voor jou? En hoe kun je erop inspelen? Blijf op de hoogte van de nieuwste inzichten en je ontvangt elk kwartaal de Beteor inspiratiebrief »