Online beoordelen van mensen: net zo goed als ‘face-to-face’?
Online communiceren is een uitkomst in tijden dat ‘face-to-face’ contact lastig is. Maar hoe effectief is dat in een selectiegesprek?
Velen zullen het herkennen: we ‘meeten’ en ‘conferencen’ ons online op dit moment een slag in de rondte. Een uitkomst voor situaties waarin overleg en samenwerken tussen collega’s noodzakelijk is. Voor een zakelijk en inhoudelijke gesprek geen probleem. De effectiviteit van dergelijke vergaderingen neemt zelfs toe doordat we minder onderling gedoe hebben en ons minder laten afleiden.
Effecten van online gespreksvoering op de beoordeling van de gesprekspartners
Bij de selectie van kandidaten voor functies werkt het echter toch wat anders. Bij het beoordelen van kandidaten of bij selectiebeslissingen op basis van een online gesprek is een pas op de plaats geboden. Bij online werving en selectie gesprekken blijken we gevoeliger te zijn voor bepaalde beoordelingsfouten. Nu zijn we daar als mensen toch al toe geneigd. Maar die beoordelingsfouten worden nog eens versterkt door het online karakter van het gesprek.
Beoordeling in een online gesprekssituatie
Verschillende studies zijn kritisch over het effect op de beoordeling in een online gesprek ten opzichte van het klassieke face-to-face gesprek. Vergelijkende studies tonen aan dat men over het algemeen bij online gesprekken kritischer is in het oordeel over de ander. En dat geldt voor beide partijen: sollicitant en selecteur zijn over en weer kritischer. Waarschijnlijk ligt dit aan een beperking van de informatie-rijkheid van een online gesprek ten opzichte van een face-to-face gesprek. Een online gesprek is een gesprek tussen hoofden op een beeldscherm. Veel non-verbale signalen komen hierdoor niet door, terwijl juist deze signalen een belangrijke rol spelen in onze beoordeling van de ander.
Welke effecten zijn er op de beoordeling in een online gesprekssituatie
Men kan moeilijker reageren op lichaamstaal. Mensen worden daarom in online gesprekken gezien als minder sociaal vaardig, minder aardig en minder communicatief vaardig! We zijn over het algemeen negatiever over de ‘soft skills’ van de ander.
Kandidaten doen minder aan ‘impressiemanagement’ en creëren daardoor minder makkelijk een positieve stemming. Kort even kennismaken en aandacht geven aan de ander voordat het gesprek start lijden onder online gesprekken. Hierdoor worden kandidaten online zakelijker gevonden en minder sociaal.
Mensen reageren vaak trager in een online gesprek. Het is minder makkelijk om in te schatten wie wanneer iets wil zeggen. Er ontstaat vaak een rommelig gesprek of korte pauzes tussen de verschillende gespreksepisodes. Het effect is dat we mensen minder intelligent vinden omdat we trage mensen als minder intelligent beschouwen!
Oogcontact is lastig doordat men niet in de camera kijkt maar op het beeldscherm. Hierdoor lijken mensen te staren of weg te kijken. Dit heeft tot gevolg dat we mensen in een online gesprek als minder intelligent beoordelen. Want staren roept bij ons dat gevoel op!
Sollicitanten ervaren een online interview als minder fair en rechtvaardig omdat zij minder kans voelen hun sociale competenties te tonen. Zij vinden de interviewers ook minder capabel.
We zien de ander maar beperkt. Hierdoor laten we ons minder imponeren door een mooie verschijning. Daar waar aantrekkelijke mensen positiever worden beoordeeld op intelligentie, competentie en invloed is dat in een online gesprek minder het geval. We hebben hier juist dus minder last van een te positieve beoordeling van aantrekkelijke mensen.
Moeten we iemand dan maar niet beoordelen in een online gesprek?
Al met al betekent dit niet dat we af hoeven te zien van beoordelingen in een online situatie. Maar we dienen wel alert te zijn op de effecten ervan. Gelukkig kunnen door training en aanpassingen in het gesprek de negatieve effecten verkleind of weggenomen worden.
Tips voor online gesprekken
Door de aard van online gesprekken loop je dus het risico kandidaten anders te beoordelen dan wanneer je een face-to-face gesprek voert. Hieronder vind je tips om daarmee om te gaan.
Impresssie management
We zeiden het al: online lopen kandidaten toch het risico om wat negatiever beoordeeld te worden. Heb daarom aandacht voor alle competentiescores en wees er vooral beducht voor, dat je kandidaten niet te negatief beoordeelt op ‘aardigheid’ en hun gespreksvaardigheden. Het is lastig om tijdens een online gesprek ‘warmte’ uit te stralen, ontspannen over te komen of goed getimede grapjes te maken. Dat betekent ook dat je online gesprekken niet moet vergelijken met face-to-face gesprekken. Het is daarom af raden om de ene kandidaat face-to-face en de andere online te spreken.
Je zou kandidaten dus ook kunnen vragen zichzelf te presenteren door middel van een korte, zelf opgenomen video. Dat vergroot de kans dat een kandidaat zich beter laat zien zoals hij of zij ‘in het echt’ is.
Geef als interviewer met je gezichtsuitdrukking duidelijke signalen af. Kijk zoveel mogelijk in de camera en niet buiten het scherm (wat is daar te zien dat interessanter is dan mij, vraagt een kandidaat zich al snel af). Geef verbale reacties op wat de kandidaat zegt – meer en vaker dan je in een face-to-face gesprek zou doen.
En elk nadeel heeft zijn voordeel. Mooie mensen worden vaker positiever beoordeeld. Bij online gesprekken lijkt dit effect te verdwijnen. Er ligt meer nadruk op de inhoud van gesprekken. Wat dit aspect betreft is het speelveld voor kandidaten dus wat meer gelijk.
Structuur van het gesprek
Gestructureerde gesprekken worden door kandidaten hoger en beter beoordeeld. Ook de betrouwbaarheid van jouw oordeel neemt toe door een strak gestructureerd en georganiseerd online gesprek. Dat betekent aandacht voor het vooraf bedenken van vragen, een duidelijke kennismaking, inleiding, het gesprek zelf en tenslotte de nodige tijd voor de afronding en afsluiting van het gesprek. Zorg voor een duidelijke rolverdeling als je een groepsgesprek hebt ingericht en spreek vooraf een ‘spraakregeling’ af: wie vraagt wat, wanneer en hoe. En wie regisseert (als enige!) het gesprek.
Sluit ook gesprekken goed af. Omdat kandidaten kritischer zijn op de eerlijkheid en rechtvaardigheid van jouw procedure (de ‘fairness’) behoeft de correcte afsluiting van gesprekken meer nazorg. Denk hierbij aan een duidelijk gemarkeerd gesprekseinde, de kandidaat de gelegenheid geven nog een laatste opmerking te maken of vraag te stellen, een korte evaluatie over de kwaliteit van het gesprek door de kandidaat en tenslotte het gesprek technisch correct beëindigen.
Kortom: kandidaten worden erg geholpen door een actieve gespreksregie van jouw kant. Het duidelijk markeren van overgangen in het gesprek, vragen verdelen, etc. Laat het vormgeven van het gesprek niet over aan de kandidaat maar neem daar zelf van begin af aan een actieve, regisserende rol in.
Effecten van de techniek
Online gesprekken vragen een zekere technische handigheid. Sommige kandidaten worstelen met de techniek. Ze kennen de software niet goed of zijn eenvoudigweg niet gewend aan online gesprekken. Let op dat je kandidaten daarop niet te zwaar beoordeelt, wanneer die ‘technische handigheid’ tenminste geen expliciete functie-eis is.
Het ‘staren’ of ‘hakkelen’ dat sommige kandidaten doen, ligt vooral aan de aard van de online techniek en niet aan de kandidaat. Let er dus op, dat je kandidaten daarom niet te negatief beoordeelt: ‘te traag’, ‘niet zo slim’, ‘slechte gesprekstechniek’.
En het omgekeerde is hier ook waar. Let erop dat je kandidaten niet al te gunstig beoordeelt, omdat ‘het nou eenmaal online is, en dat is lastig’. Online is misschien lastiger dan face-to-face, maar we weten dat in een goed ingeregeld online proces kandidaten op veel aspecten prima te beoordelen zijn. In dat opzicht is het niet nodig hen het voordeel van de twijfel te geven of te vergevingsgezind te zijn.
De techniek op orde
Het geheim is hier: testen, testen, testen. Plan extra tijd in, om met kandidaten te testen of de verbinding goed is, je elkaar goed hoort en ziet. Laat het gesprek pas daarna van start gaan.
Zorg dat je zelf voor de kandidaat goed in beeld bent. Een rustige achtergrond of een vage achtergrond (het z.g. ‘blurring’ dat een optie is in Microsoft Teams) helpen, het elimineren van storende achtergrondgeluiden ook. Zet de meldingen van telefoons en laptops uit.
Wanneer je jezelf ervan hebt vergewist dat je goed in beeld bent, zet dan de mogelijkheid om tijdens het gesprek jezelf steeds in beeld te hebben (‘picture in picture’) uit. Je hersenen worden door het op jezelf letten namelijk zwaarder belast. Door je eigen beeld uit te zetten kun je je beter concentreren en is het online gesprek minder vermoeiend.
Veel tijd kwijt aan een selectieprocedure?
Met de selectie-instrumenten van Beteor professionaliseer je het selectieproces van jouw organisatie. Een goede onderlegger van een intakeproces of selectiegesprek.