10 tips voor een goede organisatiestructuur: verbeter je team én prestaties
Zijn er verbeteringen nodig in een organisatie? Dan gebeurt het helaas maar al te vaak dat managers als eerste kijken naar het vervangen van mensen en het aanpassen van de organisatiestructuur. Want dan kunnen ze snel veranderingen realiseren. Maar is dat wel zo? Bij Beteor begrijpen we dat een goede organisatiestructuur cruciaal is voor het verbeteren van teamprestaties en het behalen van strategische doelen. In deze blog deelt Mark Haans 10 waardevolle tips voor het creëren van een effectieve organisatiestructuur.
Ergo- en even vanuit een wat zwartgallige bril- we laten ons schaarse personeel eerst kapotlopen op een organisatie die niet klopt en heel veel afstemming en reparatie vergt, om daarna van een afstandje te constateren dat (sommige) medewerkers niet voldoen. Als dan blijkt dat er geen dossieropbouw is, grijpen we snel naar een reorganisatie. Want zo kunnen we de bezetting eens flink opschudden en ‘dor hout kappen’ (ik moet dan ineens denken aan de generaal die op zijn paard op een verre heuvel kijkt naar het slagveld en soldaten als ‘vervangbaar’ ziet….).
De invloed van een goede organisatiestructuur
Feit is dat de organisatiestructuur al snel het eerste aangrijpingspunt is om veranderingen te realiseren. Waarom eigenlijk? Wat is de invloed van structuur op gedrag van mensen? En hoe zet je structuur nu effectief in om je doelen te realiseren? Een mooi verhaal uit de praktijk:
“Sittard 1994: ik werk als adviseur in een fabriek van Philips waar metalen onderdelen voor (de oude) televisies gemaakt worden. De afdeling bestaat uit 4 secties, ieder met een eigen ploegleider. Er is ook een 5de sectie; smerig werk waar echter ook alle producten van de afdeling doorheen moeten en waar in de loop van de jaren alle misfits van de fabriek naartoe zijn gedelegeerd. “Wie wil baas van die club worden?” vraagt de manager. Horst zegt meteen ja en wordt door zijn collega’s meesmuilend aangekeken. Een half jaar later zit het team bij elkaar om de productieresultaten te bespreken. Het houdt niet over, 3 van de 4 secties zitten op 80-85%. Horst lacht; hij heeft een score van bijna 100%.”
Structuur is inderdaad een belangrijke factor om gedrag van mensen te beïnvloeden en Horst had dat begrepen. Zonder dat hij erop stuurde (en dat deed hij echt niet) zorgde de ovenafdeling er bijna onbewust voor dat de producten van de sectie van Horst altijd op tijd door de ovens waren. Want, liever commentaar van de anderen dan van de eigen baas.
Met een goede organisatiestructuur bepaal je dus wie waar werkt en wie de leidinggevende is. De leidinggevende is een cruciale factor voor iemands werkzame leven: die persoon geeft opdrachten, beoordeelt en is van grote invloed op de ontwikkeling, beloning en verdere carrière. Bewust of onbewust heeft dit een belangrijk sturend effect op mensen.
Kijken naar structuur is een van de instrumentenpanelen die leidinggevenden ter beschikking hebben:
Maar er is meer
Structuur is dus belangrijk, maar staat zeker niet op zichzelf. Zie het als een sectie in de bovenstaande cockpit. Als je in een vliegtuig bijvoorbeeld meer gas geeft, zal je waarschijnlijk (ik ben geen piloot) ook iets aan de stand van de flappen op de vleugels moeten doen om nog steeds zo gericht mogelijk richting bestemming te vliegen. Het één heeft dus impact op het andere. Een gekozen structuur moet congruent zijn met de strategische prioriteiten van de organisatie en met de manier waarop leidinggevenden sturen. Een directieve manager zal immers niets bereiken bij een zelfsturend team.
Uitdagende vraag
Nu naar de praktijk. De Raad van Bestuur van een grote instelling voor ouderenzorg kwam bij Beteor met een uitdagende vraag: ‘Hoe moeten we onze organisatie inrichten als we echt willen ontwikkelen naar een moderne instelling, waarin we de client en zijn leven centraal zetten in plaats van de zorgverlening die nodig is?’ Een uurtje sparren zijn inmiddels meerdere sessies geworden, maar de houtskoolschets begint vorm te krijgen. Waar we naar hebben gekeken en welke ontwerpregels we hebben gevolgd? We delen hier waardevolle 10 tips!
10 tips voor het ontwerpen van een goede organisatiestructuur
1. Omdat van alle knoppen waaraan je kan draaien ‘structuur’ het stevigste effect heeft op medewerkers (kijk naar Horst), wil je de (hoofd)structuur van de organisatie juist richten op de belangrijkste strategische prioriteiten.
2. Structureer eenheden zodanig dat ze zo min mogelijk afhankelijk zijn van andere personen of afdelingen. Hoe meer afhankelijkheden, hoe meer je moet organiseren en hoe complexer je organisatie wordt. En hoe complexer, hoe trager processen verlopen en hoe groter de kans is op fouten. Probeer zoveel mogelijk mensen en middelen die nodig zijn voor het vervullen van de taak in het team zelf te zetten. Wijk daar alleen vanaf als medewerkers of specialismes schaars of te duur zijn, of maar beperkt nodig zijn in het team.
3. Werk met basisbouwstenen van teams of afdelingen met een ideale grootte van zo’n 12 personen. Kleiner? Dan wordt het team kwetsbaar. Groter? Dan gaat het team bestaan uit subgroepen omdat mensen elkaar minder goed kennen. Zo rond 12 teamleden is ideaal, omdat je dan het teameffect kan benutten. Iedereen kent elkaar, leert elkaar vertrouwen en als je het goed organiseert voelen ze dat ze als groep voor een klus staan.
4. Borg dat het team evenveel verantwoordelijkheden heeft als bevoegdheden en dat alle uitvoerende en regelende taken een eigenaar hebben in het team zelf.
5. Elk team heeft recht op 1 leidinggevende: deze zorgt dat het team vooruit kan, met voldoende mensen, middelen en informatie. Daar kan het team terecht bij problemen. Ontwerp leidinggevende rollen over drie assen (dit hoeft niet allemaal dezelfde persoon te zijn):
- Hiërarchische verantwoordelijkheid (de “echte” baas: HR, aanname, beloning, ontslag)
- Functionele verantwoordelijkheid (de “vak” baas: verantwoordelijk voor de functie en kwaliteit van het werk)
- Operationele verantwoordelijkheid (de “werk” baas: verantwoordelijk voor operationele (vaak dagelijkse) aansturing, keuzes en prioriteiten)
6. Blijf letten op de span of control. Leidinggevenden kunnen geen 30 of meer mensen goed bedienen! En, houd rekening met de behoefte van de teams. Een stabiel team met een stabiel proces zonder veel variatie mag groter zijn dan een team met complexe taken en veel veranderingen.
7. Borg een congruente stijl van leidinggeven bij het soort teams dat je creëert en het type mens (en dus behoefte) in de teams.
8. Bouw je organisatie op van “onderaf”, dus vanuit het primaire proces. Begin dus met basisteams. Bij een grotere organisatie kijk je zowel bottom-up als top-down (zie ook tip 1) en probeer je vervolgens het middenkader goed uit te lijnen.
De ontwerpregels:
Alle afhankelijkheden die je door structuurkeuzes doorsnijdt, moet je vervolgens herstellen door dit te organiseren. Een voorbeeld: we knippen een grote afdeling op in 4 behapbare teams. Deze teams zijn afhankelijk van één totaalplanning. We organiseren vervolgens dat er overleg is over de planning en wie voor de totaalplanning verantwoordelijk blijft.
9. Alle afhankelijkheden die je door structuurkeuzes doorsnijdt, moet je vervolgens herstellen door dit te organiseren. Een voorbeeld: we knippen een grote afdeling op in 4 behapbare teams. Deze teams zijn afhankelijk van één totaalplanning. We organiseren vervolgens dat er overleg is over de planning en wie voor de totaalplanning verantwoordelijk blijft.
10. Structureer eenheden door ze zoveel mogelijk te koppelen aan afgeronde taken. Dat betekent dat je het hele werkproces moet splitsen in deeltaken of opdrachten met een eigen kop en staart. Dit doe je door segmentatie of parallellisatie van werkprocessen.
Extra tip!
Een nieuwe structuur ontwerpen blijft een papieren exercitie die pas echt betekenis gaat krijgen als de personen die ermee en erin gaan werken de kans hebben gehad om het ontwerp te beoordelen en verder te verfijnen met ervaringen uit de praktijk. Als je dit proces getrapt doorloopt, wordt het ontwerp robuuster en krijg je tegelijk draagvlak voor de nieuwe organisatie. Zo wordt ontwerpen meteen weer onderdeel van je veranderproces, en zo hoort het ook!
Een goede organisatiestructuur is dus een fundament voor succes. Door de juiste structuur te kiezen en te implementeren, kunnen organisaties efficiënter werken en hun strategische doelen bereiken. Bij Beteor helpen we organisaties graag bij het ontwerpen en optimaliseren van hun structuur.