Een professionele dialoog borgen: in de RvT én met het bestuur
In mijn vorige blog “Sterk bestuur heeft sterk toezicht nodig” verwees ik al naar het belang van evaluaties en een krachtige professionele dialoog binnen de RvT en tussen RvT en bestuur. Nu ik zelf bijna een jaar toezichthouder ben, durf ik wel te stellen dat dit veel makkelijker gezegd is dan gedaan. Daarom geloof ik in de kracht van een evaluatiecyclus.
Als toezichthouder realiseer ik me nu nog meer dat zelfs goede onderlinge relaties én goede intenties geen garanties geven op voldoende diepgang en de scherpte in de onderlinge relaties en de (professionele) dialogen. Dit geldt voor alle teams in organisaties, maar in het bijzonder voor de betrokkenen in de governance. De verantwoordelijkheden zijn groot – zeker na de laatste wetswijziging-, de tijd is beperkt en de normen over hoe je het spel het beste speelt zijn (gelukkig) in ontwikkeling. Dit komt door de snel toenemende professionalisering van Bestuur en Toezicht in het onderwijs.
Krijg dan maar eens helder hoe iedereen erin zit: als toezichthouder of bestuurder, én als mens! Ik merk dat onze RvT al dubbel zoveel tijd besteedt en toch krijgen we maar net alle reguliere onderwerpen goed op tafel. Wanneer kan je dan tijd vrijmaken om vooruit te kijken? Om met elkaar en de bestuurder te sparren over ontwikkelingen in de toekomst? En over de belangrijkste stakeholders en over vraagstukken en risico’s die op bestuurs- en managementniveau ervaren worden? Iedereen wil dit, de intenties zijn goed, maar het schiet er snel bij in!
Toezichthouden en besturen is vooral mensenwerk
“Centrale vraag voor het borgen van de noodzakelijke kwaliteit van de professionele dialoog: hoe borg je dat de verschillende rollen heel zuiver blijven zodat ze elkaar kunnen blijven versterken én de verschillende personen met al hun eigenheid en unieke ervaring intact blijven om echt vorm te geven aan wat we zo mooi de “countervailing power” van diversiteit noemen?”
Tijd voor reflectie vooraf vastleggen in de jaarkalender
Halen we de kwaliteit uit de potentie die in het team zit? Hebben we een goed beeld van wat we moeten weten: of het goed gaat met (het leren van) leerlingen en op de school zelf? Functioneren wij goed als team en benutten we de diversiteit die de verschillende RvT-leden te bieden hebben? Hoe is de relatie tussen de RvT en de bestuurder? Is er sprake van waarde-gedreven toezicht? Waaruit blijkt dat? Wat is jouw visie op goed toezicht en hoe vertaal je die naar de rollen die je vervult en de wijze waarop jouw RvT samenwerkt met het bestuur?
Het is waardevol om vooral de momenten te plannen waarbij je stilstaat bij je rol als toezichthouder. Een meeting waarbij het alleen dáárover gaat. Plan dit op jaarlijks terugkerende momenten. Niet voor niets heeft de Vereniging van Toezichthouders in het Onderwijs (VTOI) samen met de PO en de VO-raad een document uitgebracht waarin zij adviseren om tijd te nemen voor reflectie en een vier jaar durende evaluatiecyclus te organiseren (zie ook handreiking evaluatiecyclus VO-raad.nl). Daarnaast is samen reflecteren ook een zeer effectieve vorm van teambuilding!
Neem dus tijd om hierover een besluit te nemen en dit jaarlijks in te plannen. En, als je er hulp bij wilt hebben, voorkom dan dat je steeds moet shoppen. Zoek een passende begeleider voor de hele vierjarencyclus. Maak gebruik van het feit dat de begeleider ook de kans krijgt om het bestuur, de raad en de organisatie te leren kennen!
Evalueren in een cyclus
- Jaar 1: zelfevaluatie
Als leden van de Raad van Toezicht ga je met elkaar in gesprek en voer je een professionele dialoog met het bestuur. De aandacht is vooral gericht op de uitdagingen waar de organisatie voor staat, op ontwikkelingen in de omgeving van de organisatie en de mate waarin de professionele dialoog de norm is voor een samenwerking met maximale toegevoegde waarde voor de organisatie. Dit kun je zelf doen. Bijvoorbeeld met de handreikingen van de VTOI, of met de hulp van een externe adviseur. - Jaar 2: collegiale visitatie
Een professionele dialoog met collega-toezichthouders. Je formuleert leervragen en thema’s waarop je feedback wilt ontvangen. Hierin neem je de uitkomsten van de zelfevaluatie mee. Klopt het zelfbeeld van de Raad van Toezicht met het beeld dat anderen hebben? Dit geeft veel inzicht: je leert van collega’s uit andere organisaties en kijkt over de grenzen van je eigen clubje heen. In een wat uitgebreidere vorm leen je de methodiek die van origine ontwikkeld is door de PO- en de VO-raad voor bestuurlijke collegiale visitatie en laat je collega-toezichthouders praten met de directe stakeholders in jouw organisatie voordat ze feedback op jouw leervragen formuleren. - Jaar 3: zelfevaluatie
Hetzelfde als jaar één, alleen gebruik je nu ook de input vanuit de collegiale visitatie. Probeer de scherpte en diepgang op te zoeken die hoort bij de verantwoordelijkheden van de functies! - Jaar 4: externe evaluatie
Hoe gaan we met elkaar om? Hoe communiceren we met elkaar? Hoe verloopt het samenspel tussen toezichthouder en bestuur? Hoe is de relatie tussen de leden van de RvT en hoe effectief functioneert de RvT als team? De externe evaluatie fungeert dan als een spiegel en een aanjager voor verdere ontwikkeling.
De meerwaarde
Door te reflecteren op relevante thema’s en op je eigen rol, sta je sterker in de dialoog met de bestuurder. Je kunt op een adequatere manier afspraken maken over welke informatie voor jullie relevant is en wanneer jullie pas op de plaats moeten maken. Je bent beter in staat om het bestuur te helpen prioriteiten te stellen en keuzes te maken. En dat alles met maar één doel: de onderwijskwaliteit verbeteren.
Tijdrovend? Dat hangt ervan af. Natuurlijk kost het tijd, maar je kunt een deel van het werk uit handen geven aan een externe adviseur. Bovendien helpen vreemde ogen in het proces, want deze krijgen makkelijker de goede thema’s op tafel. Benieuwd naar hoeveel tijd zo’n evaluatiecyclus precies kost en hoe je dit goed organiseert? Neem contact op met mij voor meer informatie of een intake.