Waarom het wenselijk is om belanghebbenden te betrekken in het selectieproces

De afgelopen weken zijn we ingegaan op het belang van verschillende selectie instrumenten, en de informatie die met elk van deze instrumenten kan worden verkregen. In deze bijdrage gaan we nader in op de vraag hoe belanghebbenden betrokken worden in de besluitvorming.
In de praktijk blijken de verschillen groot, in elk geval op het bestuurlijk niveau (Oosterling, 2019). In sommige gevallen hebben enkele leden van de Raad van Toezicht gesprekken met de kandidaten en komen op basis hiervan tot een voor te dragen kandidaat voor benoeming. In andere gevallen worden meerdere selectiecommissies ingericht, met vele belanghebbenden die mogen meebeslissen over kandidaten.
Ongeacht de werkwijze, de leden van de Raad van Toezicht die de werkwijze bedacht hebben vinden dat hun manier goed werkt. Maar wat is wijsheid? En waarom is dat zo? Wij denken dat het in de meeste gevallen wenselijk is om mensen uit meerdere gremia te betrekken bij het selectieproces. In deze bijdrage laten we zien waarom en waar u op moet letten.

Wat moet en wat kan?

Voor bestuurlijke functies in onderwijsinstellingen geldt vanuit de Wet versterking bestuurskracht dat het medezeggenschapsorgaan een adviesrecht heeft ten aanzien van het functieprofiel en de voorgedragen kandidaat voor benoeming. Dit betekent dat het medezeggenschapsorgaan in elk geval de gelegenheid moet krijgen om een goed beeld te krijgen van de voorgedragen kandidaat, meestal in de vorm van een oriënterend gesprek.
Het selectieproces wordt nog vaak slechts op deze (minimale) manier ingevuld. Meestal is het argument vanuit de Raad van Toezicht dat zij verantwoordelijk zijn voor de benoeming vanuit hun werkgeversrol. Het selectieproces is een precaire zaak, waar diverse belangen meespelen, en zodoende trekt de RvT het proces naar zich toe. Deels speelt in deze argumentatie een rol dat men geen risico wil lopen dat men in het selectieproces tot onenigheden komt met andere gremia binnen de school.
Dit risicomijdend gedrag weerhoudt de Raad van Toezicht echter de mogelijkheid om tot betere besluiten te komen. Er zijn ook andere mogelijkheden, die we gelukkig ook tegenkomen. Zo zien we bijvoorbeeld Raden van Toezicht in het proces een selectiecommissie en een benoemingsadviescommissie (BAC) samenstellen. De selectiecommissie bestaat uit enkele leden van de RvT, terwijl de BAC leden uit de diverse geledigingen in de organisatie kent. Deze BAC krijgt meestal een adviserende rol bij de beoordeling van kandidaten gedurende het selectieproces. Soms al vanaf de briefselectie, in andere gevallen pas na een eerste gespreksronde door de selectiecommissie. In sommige uitzonderlijke gevallen zien we dat de Raad van Toezicht ertoe besluit om een gezamenlijke selectiecommissie te formeren, waarin alle leden worden betrokken bij de gezamenlijke besluitvorming over kandidaten.

Andere perspectieven op de functie

Er zijn verschillende redenen om een grotere rol toe te kennen aan leden uit de organisatie dan het wettelijk minimum. Een eerste, en zeer belangrijke, is het beoordelen van kandidaten vanuit verschillende perspectieven.
Ondergeschikten blijken op een andere manier naar het leiderschap van een kandidaat te kijken dan degenen met de werkgeversrol, zoals in dit geval de Raad van Toezicht. Goed leiderschap wordt door ondergeschikten vooral gezien als inspirationeel en coachend (‘prestige leadership’), terwijl werkgevers relatief meer waarde hechten aan autoritair en directief leiderschap (‘dominance leadership’, Van Vugt & Ronay, 2013).
Uit diverse onderzoeken komt naar voren dat inspirationeel en coachend leiderschap meer succesvol is dan autoritair en directief leiderschap (Goleman, Boyatzis & McKee, 2013). Dit betekent dus ook dat ondergeschikten op dit punt een beter waarderingskader hebben dan degenen die vanuit de werkgeversrol kijken naar kandidaten.

Legitimiteit creëren

Het tweede argument om belanghebbenden te betrekken is dat deze betrokkenheid bijdraagt aan de legitimiteit van de geselecteerde kandidaat. Dit wordt ook wel inputlegitimiteit genoemd (Derks & Grit, 2015). Deze legitimiteit heeft te maken met het vertrouwen dat ondergeschikten hebben in de besluitvorming. Als zij er zelf onderdeel van uit hebben gemaakt, is de transparantie groter, en dit draagt in positieve zin bij aan het vertrouwen dat de kandidaat op een eerlijke, goede manier is gekozen. Bij aantreden geniet de kandidaat dan al het vertrouwen van de belanghebbenden in de organisatie.
In een van de cases in het onderzoek van Oosterling (2019) is voorafgaand aan het selectieproces een situatie ontstaan waarin binnen de organisatie wantrouwen is ontstaan richting bestuur en richting toezichthouders. Het selectieproces wordt hier (met succes) gebruikt om het vertrouwen in elkaar en in de te benoemen kandidaat te versterken, en zodoende de legitimiteit van het besluit te versterken.

Afwegingen ten aanzien van betrokkenheid

Het selectieproces kan gebruikt worden om het vertrouwen in elkaar en in de besluitvorming te versterken. Dit gebeurt echter niet in alle gevallen. Er kan door (te) weinig transparantie in de besluitvorming of door onenigheden over kandidaten juist wantrouwen ontstaan in het selectieproces. Het is dan ook een delicaat proces, met grote afbreukrisico’s. Het is belangrijk dat u zich hier goed van bewust bent, voordat u belanghebbenden uit de organisatie betrekt.
Allereerst zult u zich moeten afvragen welke relatie u en de bestuurders op voorhand hebben met belanghebbenden. Een goed inzicht hierin is cruciaal, omdat u hiermee kunt bepalen welke omgang met hen een positief (of in elk geval geen negatief) effect heeft op de besluitvorming.
Ook zult u zich moeten verhouden tot de kandidatenpoule. Er is enige discretionaire ruimte nodig, zodat kandidaten uit andere organisaties zich vrij voelen om te solliciteren. In sommige gevallen kan dit bemoeilijkt worden als er belanghebbenden worden betrokken in (een vroeg stadium van) het proces. U zult moeten afwegen waar het zwaartepunt ligt in uw selectieproces, en of u om deze reden wel of geen belanghebbenden betrekt in de verschillende stadia van het selectieproces.
Ten derde speelt het politieke proces binnen uw organisatie een rol. Belanghebbenden zullen niet alleen het organisatiebelang representeren in een selectieproces, maar ook hun eigen belang. Zelfs als deze twee diametraal van elkaar verschillen kan de dialoog over de besluitvorming bijdragen aan de effectiviteit van het besluit, maar het is goed om u te beseffen dat dit iets vraagt van u en uw communicatie met belanghebbenden gedurende het proces.

Hoe u de kans op succesvolle betrokkenheid vergroot

Heeft u aan de hand van deze afwegingen besloten om belanghebbenden te willen betrekken, dan zijn er enkele factoren die bijdragen aan de succesvolle afloop van het proces. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk dat de rolverhoudingen van tevoren duidelijk zijn. Is sprake van adviesrecht, of wordt het oordeel van de andere belanghebbenden even zwaar gewogen in de besluitvorming? Wat betekent adviesrecht daarin specifiek? En wat als er tegengestelde oordelen zijn, hoe gaan we dan verder met kandidaten? Als er gedurende het proces onenigheid ontstaat, dan moeten de spelregels helder zijn, anders is de kans groot dat een van de partijen teleurgesteld raakt in het verloop.
Ook moet duidelijk zijn waarop belanghebbenden de kandidaat beoordelen. Expliciete criteria, die ook goed beoordeeld kunnen worden door belanghebbenden, zijn cruciaal om tot goede besluiten te komen. Deze criteria bieden tevens houvast om willekeur tegen te gaan of om het eigenbelang te laten prevaleren in de besluitvorming. Ook hier geldt dat dit vooraf besproken wordt, om teleurstelling gedurende het proces te voorkomen.
Tot slot is het belangrijk om elkaars belangen te explicteren en bespreken, om zodoende begrip te hebben voor de belangen die met het selectieproces gemoeid zijn. Om vertrouwen te krijgen in elkaar en in het proces, blijkt psychologische veiligheid belangrijk. Alles mag gezegd worden, en niemand wordt veroordeeld om diens standpunt. Dit is een belangrijke randvoorwaarde om naar een oplossing toe te werken die wordt gedragen door de hele groep. Dit is spannend voor veel toezichthouders, omdat het soms ook betekent dat het eigen oordeel moet worden herzien.

Beteor

Bij de start van het selectieproces zult u moeten nadenken over de gewenste betrokkenheid van belanghebbenden uit uw organisatie. Deze betrokkenheid kan u helpen om tot een goede en gedragen benoeming te komen.

Beteor heeft veel kennis en ervaring met het formeren van BAC’s. Wij adviseren u graag over de gewenste betrokkenheid, betrokkenheid die passend is bij de specifieke vraagstukken in uw organisatie.

Wij hebben ook veel kennis en ervaring met het samenspel tussen BAC en selectiecommissie en de afwegingen die bij de besluitvorming spelen. Dit kan een delicaat proces zijn, en kent ook belangrijke afbreukrisico’s. Onze adviseurs zijn zich hier goed van bewust en begeleiden u graag naar een goed eindresultaat.

Literatuur

Derks, M., & Grit, K. (2015). Een zorgbestuurder benoemen. Een gewaagde beslissing. Rotterdam: Erasmus Centrum voor Zorgbestuur.
Goleman, D., Boyatzis, R. & McKee, A. (2013). Primal Leadership. Unleashing the power of emotional intelligence. Boston, Massachusetts: Harvard Business Review Press.
Oosterling, M. (2019). Op zoek naar leiderschap. De top in non-profit organisaties bezien vanuit selectie. s.l.: Ridderprint.
Vugt, M. van, Ronay, R. (2013). The evolutionary psychology of leadership: Theory, review, and roadmap. Organizational Psychology Review, 1–22. DOI: 10.1177/2041386613493635.

Maarten Verkerk

Innovatie is de rode draad in het leven van Maarten Verkerk. Hij heeft veel ervaring met innovaties in de industrie en in de gezondheidszorg en is tegenwoordig actief op het gebied van innovaties in het onderwijs. In innovatie zoekt hij de verdieping.

Veel tijd kwijt aan een selectieprocedure?

Met de selectie-instrumenten van Beteor professionaliseer je het selectieproces van jouw organisatie. Een goede onderlegger van een intakeproces of selectiegesprek.

Deel dit bericht op

Share on facebook
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on linkedin